Las salas de reuniones se han convertido en un espacio de gran importancia en las oficinas. Siempre han sido un lugar en el que se ponían cosas en común, se realizaban valoraciones y se tomaban decisiones, pero ahora su importancia ha crecido, especialmente a raíz del teletrabajo. La posibilidad de trabajar a distancia ha hecho que estas estancias se hayan ido actualizando con el tiempo, pasando a ser algo moderno y digitalizado. Actualmente, por norma general, cuentan con el equipamiento más eficaz e innovador. Si tienes alguna duda a la hora de diseñar este rincón de tu oficina, queremos darte a conocer los 9 imprescindibles para una sala de reuniones. Equípala de la mejor manera para obtener el máximo rendimiento de la misma cada vez que se utilice.
Apunta los 9 imprescindibles para una sala de reuniones
- Una mesa que facilite la comunicación: Se trata del elemento clave entre los 9 imprescindibles para una sala de reuniones. Todo gira alrededor de ella. Lo normal es elegir una con un diseño que facilite la comunicación entre todos los presentes. La más común suele ser la rectangular, aunque también es cierto que cada vez toman más protagonismo las circulares. En estas, las personas están más cerca y el mensaje se suele trasladar con facilidad. Además, ayudan a crear un espacio más igualitario, moderno e informal.
- Sillas cómodas: Hay que tratar de escoger mobiliario ergonómico que garantice la comodidad de quienes están reunidos. Unas sillas cómodas son claves para que todo el mundo pueda mantener una buena higiene postural. Repercutirá para bien en la salud de empleados y clientes.
- Pantalla de proyección y proyector: Esto es algo que no puede faltar en una sala de reuniones actual. Muchos aspectos de los que se debaten con el objetivo de tomar una decisión tienen que ser vistos para ser correctamente evaluados. Las presentaciones se han convertido en un formato muy recurrente por su capacidad de comunicar con dinamismo. Es fácil captar la atención con ellas, así que hay que contar con un buen equipo en el que puedan ser proyectadas.
- Iluminación: Es imprescindible crear una atmósfera agradable y facilitar que todo el mundo encuentre la comodidad necesaria en la reunión. Además, una correcta iluminación influye directamente en que todo se puede ver con claridad. Lo que se tiene que buscar es aprovechar al máximo la luz natural que pueda entrar en ese espacio, combinándola a la perfección con luz artificial que ayude a llevar a cabo funciones muy concretas durante la reunión.
- Climatización: Es otro de los 9 imprescindibles para una sala de reuniones. Volvemos al objetivo de crear un espacio agradable, pero aquí tenemos que añadir que sea sano. Son muchas las personas que pueden encontrarse en una reunión y esta puede llegar a prolongarse más tiempo de lo previsto. Por eso, es importante generar la temperatura adecuada y un aire limpio y completamente renovado.
- Conexión WiFi: La conexión a Internet siempre tiene que estar presente en una sala de reuniones. Es lo que permite que se pueda mostrar contenido que se encuentra en la red, así como conectar para poder realizar videoconferencias con otros participantes que no se encuentran en modo presencial, sino a distancia. Es clave apostar por una buena velocidad de conexión para que todo sea fluido y no haya fallos.
- Equipo de sonido: Tanto para si se necesita dar a conocer algún contenido en concreto, como para escuchar perfectamente a todos los que toman parte en la reunión, hace falta un buen equipo de sonido. Es una gran idea contar con altavoces que generen un sonido óptimo, así como micrófonos. Será clave para poder transmitir el mensaje de una videoconferencia o presentación de forma correcta. Si la comunicación falla a causa de un sonido deficiente, tienes un serio problema.
- Insonorización: Una sala de reuniones puede acoger encuentros en el que se debatan aspectos importantes de cualquier empresa, por eso es importante que cuente con una buena insonorización, tanto para proteger la información potencialmente sensible que se pueda comentar en la reunión como para evitar las distracciones que provengan de fuera.
- Pizarra: Puede ser que te suene a las salas de reuniones de antes, pero no es así. Estamos hablando de las pizarras digitales e inteligentes. Dan un gran servicio de apoyo a los encargados de dar una conferencia o transmitir datos. Son fáciles de manejar y ayudan a sintetizar o enfatizar el mensaje que se quiere dar. De todas maneras, también te recomendamos contar con una pizarra tradicional.
Lo digital se ha abierto paso en el ámbito profesional, convirtiéndose en algo fundamental para crecer y evolucionar como oficina. Este formato no puede faltar en tu sala de reuniones. Si quieres el asesoramiento más completo, en CM-Ibérica estamos para ayudarte.
