Puestos compartidos. ¿Cómo hacerlo para que sea eficiente?

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Las rutinas empresariales han cambiado mucho, pero a mejor. Es algo que también se ve en el funcionamiento de las oficinas actuales. Cada vez son más las empresas que apuestan por llevar a cabo un trabajo basado en resultados y no en estrictos horarios. Prima la calidad y no la cantidad. Este cambio de forma de actuar implica la creación de espacios flexibles y abiertos en los que pueden coincidir varios compañeros de trabajo. Estamos hablando del Hot Desking. 

Los habitáculos cerrados han quedado atrás y ahora prima el trabajo común y la comunicación entre empleados. Esta nueva forma de desempeño en el espacio de trabajo, siempre que se haga de la forma correcta, irá en beneficio de la entidad y de los trabajadores. Los puestos compartidos han llegado para quedarse, pero hay que tener en cuenta diferentes aspectos para que sean completamente eficientes. ¡Vamos con unas ideas!

¿Puestos compartidos eficientes? ¡Son posibles!

  1. Mesas alargadas o islas: Ambas son buenas opciones para sacar el máximo rendimiento de los puestos compartidos. Las mesas alargadas son una alternativa perfecta para poder dar cabida a diferentes empleados del mismo o de distintos equipos. Ten en cuenta que, en ocasiones, al no haber un horario fijo, puede darse la circunstancia de que haya franjas horarias en las que coincida más gente y otras en las que haya suficiente espacio para todos. Una mesa de gran longitud sirve para admitir a más empleados al mismo tiempo. 

Por su parte, las islas son una mezcla de un espacio compartido, pero algo más reducido. Lo más común es que la compartan unas tres o cuatro personas. En función del espacio de trabajo, pueden entrar varias. Por cierto, quizás te interese saber que algunas empresas funcionan con aplicaciones que permiten a los empleados reservar su sitio por un tiempo determinado. Eso ayuda a gestionar estos espacios para que su ocupación sea equilibrada. Es buena idea tener un control de las horas punta para crear un funcionamiento mejorado.  

  1. Equipamiento multitarea: Si en los puestos compartidos pueden trabajar a la vez distintos departamentos de la oficina, tienes que ser consciente de que debes equiparlos con equipos que se adapten a todos ellos. Es cierto que, como empresa, puede que hayas facilitado a cada empleado lo que necesita para trabajar. En ese caso, estos espacios deben contar con todas las herramientas necesarias en lo referido a conectividad para que no haya nadie que se quede atrás y vea su trabajo ralentizado.
  2. Cabinas para videollamadas: Es cierto que la base del Hot Desking es compartir, pero hay momentos en lo que se necesita algo de intimidad, como cuando tienes que realizar una llamada con un cliente o con uno de tus superiores. Es ahí cuando necesitas disponer de tu propio espacio para poder trabajar en las mejores condiciones. 
  3. Salas de descanso: No dejan de ser un espacio común en el que uno puede desconectar o compartir experiencias con sus compañeros. El hecho de tener estos recintos hace que uno recargue energía para trabajar bien a su vuelta. Sin embargo, también hay que tener en cuenta que estos rincones para recuperar cuerpo y mente hacen que queden libres sitios en los puestos compartidos, con lo que hay más trabajadores que pueden aprovechar ese momento. Es un sistema de rotación. 
  4. Taquillas: Cada empleado tiene sus propias pertenencias y debe tener un lugar habilitado para las mismas. El uso de taquillas es perfecto para que no quede todo por encima de la mesa. Si el mobiliario queda inundado de objetos, se causarán molestias a quienes están al lado y el trabajo no se llevará a cabo de forma correcta. Es más, el simple hecho de ver algo sobrecargado y no despejado ya influye en el enfoque del trabajo que hace cada uno.

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