El open space lleva años siendo la respuesta por defecto cuando una empresa reforma su oficina. Más luz, más comunicación, más flexibilidad. Y en muchos casos funciona. Pero en muchos otros, lo que se instala es una fuente permanente de fricción que el equipo acaba gestionando con auriculares, reuniones fuera de la oficina y días de teletrabajo que antes no hacían falta.
El problema no es el open space en sí. Es que se aplica sin analizar si encaja con cómo trabaja ese equipo concreto.
El error de fondo: diseñar el espacio para la foto, no para la jornada
Cuando se planifica un open space, la imagen mental suele ser la misma: equipo dinámico, mesas limpias, luz natural, conversaciones espontáneas que generan ideas. Eso ocurre. Pero también ocurre lo otro: la llamada de cuarenta minutos que interrumpe a seis personas, el compañero que teclea fuerte, la reunión improvisada en medio de la sala porque no hay otro sitio.
Un open space sin zonificación acústica no es un espacio abierto. Es un espacio donde todo el ruido comparte el mismo volumen.
El primer error en el diseño de este tipo de espacios es asumir que «abierto» significa que todo puede pasar en el mismo sitio. No puede. Y cuando se descubre en el uso, la solución suele ser cara: tabiques, paneles acústicos, reubicación de equipos, obra que no estaba prevista.
Cuando el open space genera más problemas que los que resuelve
Hay situaciones donde el formato abierto es directamente incompatible con lo que necesita el equipo, aunque nadie lo diga así en la reunión de proyecto.
Si el equipo tiene perfiles que hacen llamadas largas de forma habitual, el open space puro no funciona. No es una cuestión de volumen: es que una sola persona en una llamada de treinta minutos condiciona la concentración de todos los que tiene alrededor. En ese caso, diseñar sin salas de llamadas o sin zonas acústicamente separadas es garantizar que el espacio va a fallar antes de que acabe el primer mes.
Si hay trabajo que exige concentración sostenida durante varias horas, el open space necesita complementarse con zonas donde ese tipo de trabajo sea posible. Esto no significa volver a los despachos cerrados: significa que el diseño reconoce que no todas las tareas se hacen igual y que el espacio tiene que permitir las dos cosas.
Si el equipo tiene reuniones frecuentes e improvisadas, el open space sin salas pequeñas convierte esas conversaciones en interrupciones colectivas. Una reunión de tres personas en medio de una sala abierta afecta a todos los que están cerca, aunque no participen.
Cómo planificar una reforma integral de oficina sin sorpresas aborda precisamente este punto desde la perspectiva del proyecto: las decisiones que parecen menores en el plano y que luego condicionan cómo se usa el espacio durante años.
Lo que suele fallar en la ejecución aunque el diseño parezca correcto
El segundo grupo de errores no viene del concepto sino de cómo se traslada a la obra.
Uno de los más frecuentes es la acústica de techo. En espacios abiertos con techos altos o de hormigón visto, el sonido rebota y se amplifica. Un open space que sobre el plano parece bien dimensionado puede ser acústicamente insoportable porque nadie calculó la absorción de sonido del techo. El tratamiento acústico no es decorativo: es funcional, y tiene que estar en el proyecto desde el principio, no añadirse después cuando el equipo ya se está quejando.
Otro error habitual es la iluminación uniforme. Diseñar la misma intensidad de luz para toda la sala parece lo más razonable, pero en la práctica genera zonas incómodas para pantallas y otras demasiado oscuras para trabajo de detalle. La iluminación en un open space debería seguir la lógica del uso, no la del metro cuadrado.
Y luego está el problema de las tomas de datos y corriente. En espacios que se plantean como flexibles, con mesas móviles o configuraciones cambiantes, la instalación eléctrica y de datos tiene que estar pensada para esa flexibilidad desde el inicio. Cuando no lo está, el espacio «flexible» acaba siendo más rígido que uno convencional porque los cables deciden dónde puede sentarse cada uno.
Cómo se resuelve sin tirar abajo lo que ya está
Cuando el open space ya existe y hay que mejorarlo sin una reforma integral, las opciones tienen más limitaciones pero no son pocas.
La zonificación acústica se puede trabajar con paneles y mamparas sin obra, aunque con resultados más limitados que si está integrada en el diseño original. Lo que no se puede resolver fácilmente a posteriori es la acústica de techo o la instalación eléctrica: esas intervenciones requieren obra sí o sí.
Si el espacio tiene salas o despachos que se usan poco, reasignarlos como zonas de concentración o de llamadas suele ser la solución más rápida y barata. No siempre es posible, pero cuando lo es, resuelve el problema principal sin tocar la distribución general.
Y si la reforma integral está sobre la mesa, las reformas integrales de oficinas que se planifican con criterio de uso desde el principio suelen incluir este análisis antes de fijar la distribución: qué tipo de trabajo se hace, con qué frecuencia, qué nivel de ruido genera y qué zonas necesita el espacio para que todo eso conviva sin fricciones.
Antes de decidir si el open space es la solución
Tres señales que indican que el formato abierto va a funcionar bien: el equipo tiene tareas mayoritariamente colaborativas, las llamadas largas son la excepción, no la norma, y hay al menos una sala pequeña disponible para concentración o conversaciones privadas.
Tres señales de que necesita complementarse desde el diseño: más de un tercio del equipo hace llamadas frecuentes o largas, hay perfiles que necesitan bloques de concentración de más de dos horas, o el espacio tiene que recibir clientes o visitas de forma habitual.
Si se cumplen las segundas, un open space puro va a generar problemas. No porque sea un mal formato, sino porque no encaja con lo que ese equipo necesita. El diseño tiene que reconocerlo antes de que lo haga el equipo por las malas.
